Publié le 24 avril 2020
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Télétravail : le modèle de la Région Île-de-France et ses guides à télécharger

Télétravail

Crédit photo : iStock/ArtistGNDphotography

Forte de son expérience des nouveaux modes de travail, la Région Île-de-France a publié un « Guide du télétravail » et un autre pour tirer le meilleur des « Outils digitaux de travail à distance ». Destinés à ses agents initialement, ils sont disponibles en téléchargement pour tous les Franciliens en télétravail.

Dès le début de la crise sanitaire, les services de la Région ont pu s’adapter au confinement grâce à une organisation interne adaptée, qui s'est peu à peu affinée. Le tout, grâce notamment à des guides des équipes des ressources humaines de la Région qui peuvent être utiles à tous.

2 guides pour les 99% d'agents régionaux passés en télétravail et les Franciliens

Alors que les agents du siège régional, à Saint-Ouen (93), télétravaillaient déjà entre 1 et 2 jours par semaine depuis 2018, ils sont passés à 99% au télétravail à partir de mars 2020 puis novembre 2020.

Pour les accompagner au mieux et pour que tous les Franciliens en télétravail puissent bénéficier des mêmes conseils, les équipes RH de la Région ont réalisé ces 2 brochures téléchargeables par tous :

► Un « Guide du télétravail » détaillant les bonnes pratiques et consulté plus de 200.000 fois (disponible depuis avril 2020),
 

10 bonnes pratiques recensées dans le « Guide du télétravail » de la Région

Cliquez sur l'image pour feuilleter le guide et télécharger le PDF

Parmi les enseignements du « Guide du télétravail », ces bonnes pratiques :

1.    Garder le contact avec ses collègues,
2.    Créer des moments de convivialité en équipe, 
3.    Planifier sa journée pour avoir des repères, 
4.    Préparer la suivante en fin de journée,
5.    Aménager des temps de respiration dans sa journée,
6.    Utiliser un calendrier partagé, 
7.    Déterminer un planning de la journée avec ses proches, 
8.    Organiser, optimiser son espace de travail,
9.    Rester agile, tenir compte de sa forme du moment, 
10.  Garder le travail loin du temps libre.

Le guide pour faire des « Outils digitaux de travail à distance » des alliés

Cliquez sur l'image pour feuilleter le guide et télécharger le PDF

Le retour des agents régionaux sur site est prévu à partir du 15 juin 2021 progressivement. Toutefois, le télétravail tend à s'imposer comme nouvelle normalité (2-3-4 jours par semaine) pour de nombreuses organisations.

Dans ces conditions, la maîtrise des outils demeure un enjeu pour communiquer de façon fluide. Le guide des « Outils digitaux du travail à distance » permet ainsi de découvrir les usages de Microsoft Teams, Trello, Klaxoon, Mentimeter...

Au-delà, il montre que les outils digitaux collaboratifs ont contribué à l'équilibre émotionnel et au management des équipes en période de confinement. Et que, à distance, ils ont permis de recréer des moments informels, de fluidifier les réunions, ou de maintenir les sessions de travail, y compris à grande échelle.

Des modes de travail plus collaboratifs au quotidien

Depuis 2018, la Région Île-de-France s’est imposée en tant que collectivité pionnière sur les modes de travail collaboratifs et innovants, grâce à des outils technologiques généralisés lors du regroupement de l’ensemble des services à Saint-Ouen (93).

Désormais, au sein d’espaces de travail modernes, tous les agents sont équipés d’ordinateurs portables intégrant un logiciel de communication commun. Cette condition essentielle a permis de généraliser le télétravail à plus de 80% des agents du siège en temps normal.

Pour relever ce défi, les encadrants ont joué un rôle stratégique en fondant leur action sur 3 valeurs :

  • Confiance,
  • Autonomie,
  • Sens du collectif. 

Continuité du service public assurée par le télétravail dès la grève des transports de décembre 2019

La première mise à l’épreuve collective des nouveaux modes de travail de la Région a été la grève des transports de décembre 2019 et janvier 2020. Durant plus de 6 semaines, les difficultés liées aux déplacements ont bouleversé les rythmes et les habitudes de travail. De nombreux agents ont été amenés à télétravailler en continu. La Région a ainsi pu assurer la continuité de ses opérations au siège.

Certains indicateurs ont montré des records historiques de réalisations collectives. C’est le cas par exemple du montant des mandatements. La Région a su capitaliser sur cette expérience pour rassembler les apprentissages collectifs et les améliorations à apporter. 

Le télétravail est différent du « travail confiné à domicile »

Mais la situation actuelle n’est pas celle du télétravail. Il s’agit bien plus d’un « travail confiné à domicile », car les télétravailleurs doivent actuellement jongler avec de nombreuses contraintes. Que ce soit les enfants à la maison ou les soucis pour sa santé et celles de ses proches, et surtout le confinement, de nombreux facteurs de stress rendent le quotidien plus difficile.