Stagiaire au secrétariat pédagogique du département Institut des études européennes de l'UFR LLCSE

Date de mise à jour de l’offre

Université Sorbonne Nouvelle-Paris 3 :

Etablissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel. Située au coeur du Quartier Latin et plus largement dans le 5e arrondissement de Paris, la Sorbonne Nouvelle propose dans le domaine des Langues, Lettres, Arts & Médias, Sciences Humaines et Sociales un ensemble de formations pluridisciplinaires de haut niveau en Licence, Master et Doctorat. Ces enseignements offrent des débouchés professionnels variés : métiers de l’enseignement et de la recherche, métiers de l’édition, de la documentation, des arts du spectacle (théâtre, cinéma et audiovisuel), de la communication et du journalisme, de la médiation culturelle, de la traduction et de l’interprétation, de l’Europe et de l’International. Les formations de la Sorbonne Nouvelle sont adossées à des activités de recherche internationalement reconnues dans le domaine des humanités modernes.

Description de la mission

Le stagiaire participe à la mise en œuvre les actes de gestion pédagogique et administrative des étudiants et des études du département Institut d’études européennes.
Missions et activités :
Accueil et orientation des étudiants et enseignants :
Activités :
Accueil physique et téléphonique des étudiants du département.
Participation à l’élaboration de supports d’informations pour l’offre de formation du département.
Gestion du courrier, de la messagerie électronique et des appels téléphoniques.
Affichage des emplois du temps.
Archivage et classement de documents.

Participer à la gestion des inscriptions pédagogiques des étudiants :
Activités :
Aide à la gestion des inscriptions pédagogiques : enregistrement informatique, traitement des dérogations,

Aide à la préparation et au suivi de la campagne d’admission :
Activités :
Suivre et archiver les dossiers de candidatures.
Préparer le secrétariat des commissions d’admission.
Communication des décisions.

Aide à la gestion des résultats :
Activités :
Aide à la gestion des notes : collecte des résultats, saisie de notes, création de relevés de notes sur le logiciel APOGEE.
Editer les bordereaux de remises de notes.
Aide à la préparation du secrétariat des jurys.
Vérification des PV de résultats et saisie des points de jury.
Afficher les résultats, éditer les relevés de notes.

Aide à la gestion des plannings :
Activités :
Gestion des demandes des enseignants : absences, changements de salles et rattrapages.

Profil recherché

Savoirs :
Connaitre le fonctionnement de l’université, ses statuts, ses missions.
Connaitre la réglementation spécifique de l’enseignement supérieur.
Connaitre l’offre de formation du département.

Savoir-faire opérationnels :
Initiation aux applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGEE, e-candidat)
Planification des activités.

Savoir-faire comportementaux :
Savoir être polyvalent.
Sens du service public et qualités relationnelles.
Savoir être rigoureux, méthodique.
Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée.
Savoir gérer le stress dans les périodes d’activité intense.

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    Université Sorbonne Nouvelle-Paris 3
  • Secteur d’activité de la structure
    Enseignement - Formation - Recherche
  • Effectif de la structure
    Plus de 250 salariés
  • Site internet de la structure
    http://www.univ-paris3.fr/
  • Type de stage ou contrat
    Stage pour lycéens et étudiants en formation initiale
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    2 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Non
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    Université Sorbonne Nouvelle, 13 rue Santeuil UFR LLCSE, bureau 383
    75005 Paris
  • Accès et transports
    métro ligne 7 Station Censier Daubenton