STAGE un.e Assistant.e de gestion

Date de mise à jour de l’offre

AGCNAM ILE DE FRANCE :

Depuis 1794, le Conservatoire national des arts et métiers (Le CNAM) est un établissement d’enseignement supérieur ayant pour ambition première de permettre à toutes et à tous d’accéder au savoir et d’accroitre ses compétences, en associant devoir d’inclusion et volonté d’excellence. L'AGCNAM (Association de gestion du Cnam Ile-de-France) gère en Ile-de-France 13 centres CNAM autour de Paris et propose aux particuliers et aux entreprises des formations modulables en soirée, en journée et en alternance, en présentiel et/ou à distance, des formations pour les entreprises (intra), des validations des acquis de l'expérience (VAE), des bilans de compétences et prestations d'accompagnement personnalisées. L'AGCNAM Ile-de-France accueille chaque année dans ces centres 6.000 stagiaires adultes et près de 300 formateurs.

Description de la mission

L’Assistant.e manager de gestion sous la responsabilité de la Directrice développement et de la Responsable Accompagnement , l’aide à gérer et développer ces activités au sein d’une petite équipe locale (2 personnes).
Sous la responsabilité de la Responsable Accompagnement, Il (elle) est notamment responsable des missions suivantes :
• Assurer la gestion administrative et logistique des actions de bilan de compétences
o Accueillir et orienter les bénéficiaires ainsi que les conseillers.ères pour l’activité bilan de compétences
o Etre le garant de la bonne mise à disposition des salles, des accès et du matériel
o Commander les différents supports pour les tests de personnalité et s’assurer des bonnes quantités
o Relancer les différents interlocuteurs afin de constituer les dossiers de suivi (feuilles de présence, documents officiels...)
• Tenir à jour et collecter les différents documents pour répondre aux normes de la certification QUALIOPI (création de dossier, hiérarchisation, classement des documents, s’assurer que tous les dossiers soient complets)
• Relancer les clients/entreprises sur les impayés de facture
• Etablir les devis en appui avec le tuteur
• Etablir les factures en appui avec le tuteur

Sous la responsabilité de la responsable intra, Il (elle) est notamment responsable des missions suivantes :
• Préparer les dossiers de formation avant l’action de formation (les supports de formation, les questionnaires, les feuilles d’émargement),
• Saisir les feuilles d’émargement et traiter les retours de questionnaires à l’issue des formations (papiers ou google form),
• Veiller et être le garant que tous les dossiers de formation soient complets,
• Relancer les formateurs et les clients pour avoir l’ensemble des documents pour générer la facturation,
• Relancer et être facilitateur pour déclencher le paiement de la formation,
• Tenir à jour et collecter les différents documents pour répondre aux normes de la certification QUALIOPI (création de dossier, hiérarchisation, classement des documents, s’assurer que tous les dossiers soient complets)

Profil recherché

Niveau Bac avec une expérience d’1 an minimum sont requis.
Ce poste d’exécution s’adresse à une personne rigoureuse et organisée, sachant travailler en équipe, disposant de bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
Compétences recherchées :
• Aisance relationnelle et sens du service pour comprendre et écouter la clientèle,
• Organisation et rigueur dans la conduite de multi-dossiers
• Capacité d’adaptation pour pouvoir gérer en même temps plusieurs dossiers, voire des urgences en période de forte activité
• Savoir s’exprimer correctement et clairement par écrit et par oral
• Savoir utiliser les outils informatiques du Pack Office Windows

Niveau de qualification requis

Bac
  • Employeur
    AGCNAM ILE DE FRANCE
  • Secteur d’activité de la structure
    Enseignement - Formation - Recherche
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    https://cnam-idf.fr
  • Type de stage ou contrat
    Stage d'immersion en milieu professionnel dans le cadre de la formation professionnelle continue
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Plus de 2 mois et jusqu'à 4 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac
  • Lieu du stage
    9, cour des petites écuries
    75010 PARIS 10E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    Métro - Bus