STAGE Responsable planning accueil H/F

Date de mise à jour de l’offre

Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris :

La Cité International Universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique. Créée en 1925 pour œuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs étrangers du monde entiers, la Fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante. La Cité Internationale comporte 40 résidences, propriétés des universités de Paris, et de nombreux services (bibliothèque, restauration, sports,etc). Les résidences totalisent 6000 places et accueillent 12000 personnes par an. Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité Internationale s'efforce de promouvoir des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.

Description de la mission

• Planning
Prendre en charge les demandes de réservation et vérifier les disponibilités des chambres
Optimiser le taux d’occupation de la Maison
Affecter les chambres en fonction des publics (résidents, été…)
Effectuer et suivre les propositions commerciales (propositions, acomptes)
Suivre la réservation et la confirmer à réception des documents et des acomptes

• Accueil
Accueillir, orienter les publics et filtrer les demandes (accueil physique et/ou téléphonique et/ou mails)
Traiter les arrivées et les départs (états des lieux, dossiers, kit d’arrivée)
Construire une relation avec les résidents
Garantir la qualité du séjour du résident (informations, confort et bien être)
Répondre aux demandes des résidents dans la limite du périmètre de mission
Représenter la Cité Internationale Universitaire de Paris (valeurs, culture, image)
Coordonner les évènements de la Maison
Coordonner l’activité quotidienne avec l’équipe de ménage

• Administratif
Vérifier, compléter et archiver les dossiers administratifs des résidents
Etablir les cartes d’accès
Traiter les demandes (téléphoniques, mails, …)
Aider les résidents à renseigner leurs dossiers administratifs (CAF, Navigo…)
Coordonner et organiser l’occupation des espaces collectifs et afficher les informations

• Gestion comptable
Facturer les prestations
Traiter les encaissements (acomptes, dépôts de garantie, redevances, virements) : encaisser, relancer, éditer les reçus et clôturer
Contrôler la caisse et le coffre
Préparer les remises de chèques et d’espèces
Rembourser et suivre les dépôts de garantie
Clôturer les opérations comptables
Suivre les impayés et débiteurs, préparer et transmettre les dossiers contentieux

• Entretien et maintenance
Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer

• Sécurité
Faire appliquer les consignes de sécurité et procédures
Transmettre les informations au service sécurité
Assurer un rôle d’alerte lors d’un constat de comportement à risque ou inadapté, écouter et réconforter

Profil recherché

Le/la responsable planning accueil garantit l’optimisation du planning, assure l’accueil des publics et participe à la promotion de l’esprit de la cité. Il/elle effectue les tâches administratives et comptables des dossiers résidents et garantit le bon fonctionnement du service.

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris
  • Secteur d’activité de la structure
    Logement - Bâtiment
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.ciup.fr
  • Type de stage ou contrat
    Contrat d'apprentissage
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    17 Boulevard Jourdan
    75014 PARIS 14E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    RER B - CITE UNIVERSITAIRE