STAGE Responsable planning accueil

Date de mise à jour de l’offre

FONDATION NATIONALE DE LA CIUP :

Fondation Reconnue d’Utilité Publique dédiée à l’accueil, l’hébergement et l’accompagnement des étudiants et chercheurs en mobilité internationale. La Cité Internationale Universitaire de Paris offre au cœur d’un parc de 34 ha, de nombreux espaces pour organiser des événements professionnels : séminaires, congrès, événements corporate, salons Avec 11 salles modulables pouvant accueillir 19 à 500 personnes et un amphithéâtre de 500 places, la Maison Internationale accueille à elle seule plus de 350 événements par an.

Description de la mission

Le/la responsable planning accueil garantit l’optimisation du planning, assure l’accueil des publics et participe à la promotion de l’esprit de la cité. Il/elle effectue les tâches administratives et comptables des dossiers résidents et garantit le bon fonctionnement du service.
Planning:
Prendre en charge les demandes de réservation et vérifier les disponibilités des chambres Optimiser le taux d’occupation de la Maison
Affecter les chambres en fonction des publics (résidents, été…)
Effectuer et suivre les propositions commerciales (propositions, acomptes)
Suivre la réservation et la confirmer à réception des documents et des acomptes
Accueil Accueillir, orienter les publics et filtrer les demandes (accueil physique et/ou téléphonique et/ou mails)
Traiter les arrivées et les départs (états des lieux, dossiers, kit d’arrivée)
Construire une relation avec les résidents
Garantir la qualité du séjour du résident (informations, confort et bien être)
Répondre aux demandes des résidents dans la limite du périmètre de mission
Représenter la Cité Internationale Universitaire de Paris (valeurs, culture, image) Coordonner les évènements de la Maison Coordonner l’activité quotidienne avec l’équipe de ménage
Administratif: Vérifier, compléter et archiver les dossiers administratifs des résidents
Etablir les cartes d’accès
Traiter les demandes (téléphoniques, mails, …)
Aider les résidents à renseigner leurs dossiers administratifs (CAF, Navigo…)
Coordonner et organiser l’occupation des espaces collectifs et afficher les informations Gestion comptable Facturer les prestations
Traiter les encaissements (acomptes, dépôts de garantie, redevances, virements) : encaisser, relancer, éditer les reçus et clôturer Contrôler la caisse et le coffre
Préparer les remises de chèques et d’espèces Rembourser et suivre les dépôts de garantie
Clôturer les opérations comptables Suivre les impayés et débiteurs, préparer et transmettre les dossiers contentieux
Entretien et maintenance: Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
Sécurité: Faire appliquer les consignes de sécurité et procédures
Transmettre les informations au service sécurité
Assurer un rôle d’alerte lors d’un constat de comportement à risque ou inadapté, écouter et réconforter.

Profil recherché

Savoirs faire: Gérer et coordonner les réservations Accueillir et réceptionner les publics Contrôler le suivi administratif, comptable et financier Assurer le suivi client et contribuer à la relation client Faire preuve de qualité rédactionnelle Organiser, planifier les activités Gérer les priorités Traiter les litiges clients Faire preuve d’initiative Assurer les liaisons entre les services internes et externes Rendre compte des faits marquants
Savoirs être: Adaptabilité Aisance relationnelle Culture d’entreprise Maîtrise de soi Sens de la relation client Sens de l’organisation Discrétion Bonne présentation Rigueur Dynamisme Autonomie Esprit d’équipe Disponibilité Sens de l’écoute

Niveau de qualification requis

Bac + 3
  • Employeur
    FONDATION NATIONALE DE LA CIUP
  • Secteur d’activité de la structure
    Logement - Bâtiment
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    http://www.ciup.fr
  • Type de stage ou contrat
    Contrat de professionnalisation
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 3
  • Lieu du stage
    27 boulevard jourdan
    75014 PARIS 14E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    RER B - Cité Universitaire