Stage - Gestionnaire de Centre de Séminaire (H/F)

Date de mise à jour de l’offre

Institut Imagine :

Créé à l’initiative des chercheurs et médecins de l’Hôpital Necker Enfants malades, l’Institut hospitalo-universitaire (IHU) des maladies génétiques Imagine développe des programmes scientifiques fondés sur une continuité entre recherche fondamentale, recherche clinique et soins innovants sur les maladies génétiques et les prédispositions génétiques aux maladies fréquentes, de l’enfance à l’âge adulte. Cet IHU est porté par l’Institut Imagine, fondation de coopération scientifique ayant pour ambition d’accélérer la recherche en l’organisant au plus près du malade afin d’apporter les solutions diagnostiques et thérapeutiques attendues par les patients et leurs familles. L’Institut Imagine, dispose au 6ème étage de son bâtiment d’un centre de séminaire d’une surface de 480 m², dont un auditorium de 178 places assises et 5 places PMR, une salle de réunion de 25 personnes mobile, une salle de réunion de 10 personnes, une espace traiteur et un vestiaire. Dans le cadre de l’exploitation d

Description de la mission

Sous la responsabilité de l’assistante de Direction, le gestionnaire de Centre de Séminaire aura en charge les missions suivantes :
• Structuration, organisation et mise à jour du dossier du centre de séminaire, fiche de renseignement du client
• Demandes et suivi des prestations d’agents de sécurité, bon de commande et mise à jour hebdomadaire
• Organisation de la logistique en liaison avec les services supports
- Récapitulatif hebdomadaire des évènements et de leur organisation
- Mise à disposition du matériel (micros, ordinateur, etc)
- Livraisons et installation sur place la veille ou le jour J (traiteur et régisseur)
- Coordination de l’évènement en lien avec le service d’accueil d’Imagine
- Coordination de l’évènement avec les services intérieurs
• Organisation des visites de locaux : planifier les réunions et visites sur place, planifier des test et installation
• Garantir le bon déroulement des évènements de l’institut en assurant une présence et disponibilité le jour J, effectuer les états des lieux d’entrée et sortie
• Participation à l’organisation des séminaires interne à l’institut en lien avec l’assistante de direction général et le service communication

Profil recherché

QUALITES

- Esprit d’équipe, d’initiative et de responsabilités
- Capacité à comprendre un environnement complexe
- Rigueur, sens de l'organisation et de l’autonomie
- Capacités relationnelles, adaptation et flexibilité
- Réactivité, efficacité

PROFIL, FORMATION ET COMPETENCES
- Formation de type Bac +2 ou Bac+3 dans l’évènementiel
- Maîtrise du Pack Office

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    Institut Imagine
  • Secteur d’activité de la structure
    Enseignement - Formation - Recherche
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.institutimagine.org
  • Type de stage ou contrat
    Stage d'immersion en milieu professionnel dans le cadre de la formation professionnelle continue
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Plus de 4 mois et jusqu'à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    24 Boulevard du Montparnasse
    75015 PARIS 15E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    Métro montparnasse