STAGE Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative

Date de mise à jour de l’offre

Association - Loi 1901 :

L’E2C Paris est un dispositif d’insertion citoyenne et professionnelle en direction des 16/25 ans qui propose: - Un accompagnement personnalisé: définition et mise en œuvre du projet professionnel - Un principe d'alternance: stages s en entreprises, renforcement des savoirs fondamentaux, offre d’engagement citoyen, actions de formation, construction de projets collectifs Nos objectifs reposent sur plusieurs axes: - Renforcement du sentiment d’appartenance des jeunes à la communauté sociale: ouverture sur le monde, fluidifier l'accès aux droits - Favoriser une insertion professionnelle dynamique : cette approche est renforcée via le développement d'un partenariat structuré en direction des entreprises du territoire

Description de la mission

1) Gestion du standard téléphonique :
- Appels entrants
- Appels sortants

2) Accueil/réception des publics au sein des locaux : stagiaires, membres du personnel, partenaires, bénévoles, intervenants extérieurs, etc.

3) Contribuer à la gestion administrative du parcours stagiaire :
- Etablissement et remise aux stagiaires de documents (attestation d’entrée en / de sortie de formation, etc.)
- Diffusion de l’information sur les présences, absences et retards des stagiaires
- Réception, dispatching du courrier, courriels, etc.

4) Constituer avec rigueur et précision les dossiers de rémunération stagiaires :
- Animation d’un atelier de présentation aux stagiaires
- Vérification et suivi de l’exhaustivité des dossiers ASP
- Complétude du fichier de reporting des dossiers ASP
- Saisie des dossiers sur le logiciel DEFI à destination de l’ASP
- Complétude du progiciel CYCLISE à usage de l’E2C PARIS pour le suivi des stagiaires (pièces d’identité, attestation CPAM, etc.)
- Réception et remise aux stagiaires des documents liés à la « gratuité transport »

5) Gérer en respectant les procédures établies le volet administratif des absences stagiaires
- Saisie sur le progiciel CYCLISE de tout document justifiant l’absence des stagiaires : feuilles de présence sur site, feuilles de présence en entreprise, etc.
- Saisie sur Logiciel DEFI (ASP) des temps de présence/absence des stagiaires

6) Gérer les commandes et besoins logistiques des deux bâtiments (Eole/ Maroc) :
- Evaluation des besoins en maintenance et matériels des locaux
- Commandes de fournitures nécessaires au bon fonctionnement de l’activité et des locaux

Profil recherché

- Maîtrise des logiciels de bureautique
- Qualités rédactionnelles
- Capacité à gérer la polyvalence
- Aptitudes relationnelles

Niveau de qualification requis

Bac
  • Employeur
    Association - Loi 1901
  • Secteur d’activité de la structure
    Enseignement - Formation - Recherche
  • Effectif de la structure
    De 21 à 50 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.e2c-paris.fr
  • Type de stage ou contrat
    Stage pour lycéens et étudiants en formation initiale
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Plus de 2 mois et jusqu'à 4 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac
  • Lieu du stage
    47 Rue d’Aubervilliers
    75018 PARIS 18E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    Métro - Ligne 2 - Arrêt Stalingrad