STAGE Assistant(e) de Direction H/F

Date de mise à jour de l’offre

Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris :

La Cité International Universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique. Créée en 1925 pour œuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs étrangers du monde entiers, la Fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante. La Cité Internationale comporte 40 résidences, propriétés des universités de Paris, et de nombreux services (bibliothèque, restauration, sports,etc). Les résidences totalisent 6000 places et accueillent 12000 personnes par an. Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité Internationale s'efforce de promouvoir des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.

Description de la mission

• Accueil et renseignement
Assurer l’accueil physique des institutionnels et être capable d’adapter son discours à l’interlocuteur
Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

• Administratif
Réceptionner, transmettre et suivre les courriers, notes, mails
Assurer la diffusion et la circulation de l’information
Rédiger les documents, les mettre en forme et les contrôler avant la signature de la Direction
Relire les documents et apporter les modifications de forme
Assurer le suivi et anticiper les renouvellements des mandats des administrateurs des maisons
Suivre et mettre à jour la base de données des contacts de la Présidence et de la délégation générale
Organiser le classement et l’archivage des dossiers
Commander et vérifier la conformité des prestations externes, suivre la facturation des prestataires
Elaborer et renseigner les demandes d’intervention technique (DIT) et/ou informatique, les suivre et les relancer
Gérer l’agenda de la Déléguée générale adjointe

• Gérer les agendas de la Déléguée général adjointe
Gérer l’agenda de la Déléguée général adjointe

• Fournitures de bureau et consommables
Effectuer les commandes auprès des services internes et gérer les stocks

• Réunions
Organiser des réunions de travail (invitations, convocations, gestion d’agendas, accueil, déjeuners, etc.)
Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
Préparer et mettre en forme des outils de suivi des conseils d’administration des maisons
Gérer les déplacements du Président et de la Déléguée générale

Profil recherché

L’assistant(e) de direction assiste le/la Responsable du secrétariat afin d'optimiser la gestion de leur activité (planning, déplacements, communication, réunions, accueil, ...). Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la structure. Il/elle assure le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris
  • Secteur d’activité de la structure
    Logement - Bâtiment
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.ciup.fr
  • Type de stage ou contrat
    Contrat d'apprentissage
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    17 Boulevard Jourdan
    75014 PARIS 14E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    RER B - CITE UNIVERSITAIRE