STAGE Assistant(e) chargé(e) de projets en maitrise d'ouvrage

Date de mise à jour de l’offre

Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris :

La Cité International Universitaire de Paris (CiuP) est une fondation de droit privé reconnue d'utilité publique. Créée en 1925 pour œuvrer au rapprochement entre les peuples en accueillant des étudiants et chercheurs étrangers du monde entiers, la Fondation coordonne la gestion, l'animation et le développement d'un site de 34 hectares, dédié à la vie étudiante. La Cité Internationale comporte 40 résidences, propriétés des universités de Paris, et de nombreux services (bibliothèque, restauration, sports,etc). Les résidences totalisent 6000 places et accueillent 12000 personnes par an. Fidèle aux idéaux de ses fondateurs, la Cité Internationale s'efforce de promouvoir des valeurs de paix, de tolérance, de respect mutuel et de solidarité. Elle propose aux étudiants et chercheurs qui la rejoignent un accueil bienveillant pour les aider à réussir leurs études et recherches dans notre pays.

Description de la mission

- Opérations :
Assister le chargé de projets dans la constitution des demandes de subvention
Participer à la constitution des dossiers d’appel d’offres et mettre en ligne les avis d’appel d’offres
Réceptionner les offres, vérifier la complétude du dossier, analyser les pièces administratives, et préparer la commission
Informer les candidats des suites données à l’appel d’offres
Constituer et suivre les dossiers d’assurance
Préparer et suivre l’exécution des marchés relatifs à l’opération
Veiller au respect des normes législatives et des procédures internes relatives aux marchés (délais, formalisme etc…)
Suivre les agréments de sous-traitants

- Financier :
Traiter les notes d’honoraires et situations de travaux avec établissement des certificats de paiement compris révisions/actualisation de prix
Vérifier la conformité des factures avec le marché
Suivre les cautions bancaires, retenues de garantie, nantissements de créance
Vérifier le décompte général définitif de fin de chantier (D.G.D)
Saisir et suivre les engagements

- Accueil :
Recevoir, filtrer les appels, transmettre les messages, réorienter l’interlocuteur et/ou traiter la demande

- Administration du personnel
Renseigner les feuilles de pointage, les faire valider et les transmettre au service RH

- Administratif :
Rédiger et mettre en forme les documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers, …)
Relire les documents et/ou aider les interlocuteurs internes à rédiger leurs documents
Faire signer et mettre sous pli les courriers
Enregistrer les courriers et les distribuer
Classer et archiver l’ensemble des documents (rapports, comptes rendus, notes, courriers, …)

- Confidentialité :
Garantir la confidentialité des informations traitées et reçues

- Réunions :
Organiser les opérations logistiques : salle, équipements, documents, matériel, budget, lieu, restauration
Mettre en forme et préparer les documents ou dossier de présentation
Saisir des comptes rendu de réunion

- Fournitures de bureau et consommables :
Effectuer les commandes auprès des services internes

Profil recherché

L’assistant(e) de chargés de projets assure le suivi administratif et financier d’opérations de réhabilitations et de
constructions d’immeubles. Il/elle assure les travaux courants de secrétariat et assiste l’équipe.

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    Fondation Nationale de la Cité Internationale Universitaire de Paris
  • Secteur d’activité de la structure
    Logement - Bâtiment
  • Effectif de la structure
    De 51 à 250 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.ciup.fr
  • Type de stage ou contrat
    Contrat d'apprentissage
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    17 Boulevard Jourdan
    75014 PARIS 14E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    RER B - CITE UNIVERSITAIRE