STAGE Assistant.e administratif.ve

Date de mise à jour de l’offre

LA CITE DE LA MUSIQUE - PHILHARMONIE DE PARIS :

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Description de la mission

Le Département Education et Ressources met en œuvre, au sein du Pôle Education, de nombreux projets musicaux et propose à tous les publics, du débutant à l’amateur, de 3 mois à un âge avancé, des ateliers de pratique musicale collective abordant tous les répertoires.

Placé(e) sous la responsabilité de la coordinatrice générale du Pôle Education, l’assistant.e administratif.ve assure les fonctions suivantes :

SUIVI ADMINISTRATIF
- Soutien administratif auprès de la coordinatrice générale
- Edition des contrats des intervenants (saisi des éléments contractuels dans TIS)
- Suivi des contrats des intervenants (circuit des signatures et mise en paiement)
- Suivi du planning des intervenants en relation avec les responsables pédagogiques, coordinateurs et chef de projets
- Suivi des dossiers administratifs des intervenants
- Accueil et transmission des informations administratives auprès des nouveaux intervenants
- Demandes de remboursement de frais des intervenants en lien avec la chargée de gestion
- En lien avec l’accueil, suivi des demandes administratives des participants aux ateliers
- Saisie des informations dans la base de données événement (EUTERPE)
- Suivi des campagnes photos et captations (autorisation, information aux intervenants et au public)

SECRETARIAT
- Gestion des fournitures du Pôle éducation
- Gestion du courrier du Département
- Traitement et diffusion des informations internes et externes concernant le fonctionnement de la cellule administrative
- Saisie et mise à jour des bases de données administratives (annuaire, fichier, fiches pratiques, formulaires, planning, etc.)
- Archivage des documents administratifs

Profil recherché

QUALITES REQUISES
Savoir-faire : sens de l’organisation, capacité à gérer des sollicitations multiples et simultanées, gestion des priorités
Savoir-être : discrétion, capacité à prendre des initiatives, esprit d’équipe

Niveau de qualification requis

Bac + 2
  • Employeur
    LA CITE DE LA MUSIQUE - PHILHARMONIE DE PARIS
  • Secteur d’activité de la structure
    Culture - Communication - Médias
  • Effectif de la structure
    Plus de 250 salariés
  • Site internet de la structure
    http://philharmoniedeparis.fr
  • Type de stage ou contrat
    Contrat de professionnalisation
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac + 2
  • Lieu du stage
    Département Education et Ressources
    221, avenue Jean-Jaurès
    75019 PARIS 19E ARRONDISSEMENT
  • Accès et transports
    Métro ligne 5 : Porte de Pantin / Tramway ligne 3b : Porte de Pantin / Bus ligne 75 : Porte de Pantin