STAGE Assistant Chef de projets Vimeet

Placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur de projet, le Chef de Projets ViMeet gère de A à Z la production des « évènements » et « plateformes » qui lui sont confiés.

Activité 1 : Gestion de projet
✓ Participe à l’établissement du rétroplanning et à l’évaluation des moyens nécessaires.
✓ A partir du plan de communication de l’évènement, recense les besoins en supports de communication événementielle pour anticiper leurs commandes.
✓ Paramètre puis suit les indicateurs d’avancement du projet.
✓ Programme et organise des réunions jalons au fil du projet avec les acteurs concernés.
✓ Recueille les briefs auprès du directeur commercial et du client, puis réalise les formulaires d’inscription sur la plateforme Vimeet.

Activité 2 : Organisation
✓ Conformément au plan de com. et en fonction du niveau d’assistance acheté par le client, rédige, fait valider par le Directeur Commercial et le client puis lance les éléments de communication en ligne (campagnes sms, e-mailings, sites Internet, landing page). ✓ Supervise la prospection téléphonique sous-traitée et veille à l’atteinte des objectifs quantitatifs et qualitatifs. ✓ Crée des supports de formation aux outils (« brief d’appel » / « e-mailing type ») pour contribuer à la formation des commerciaux. ✓ Organise les prestations d’accueils et de présence sur l’événement
✓ Organise et réserve les déplacements des salariés sur l’évènement.

Activité 3 : Déroulement logistique de l’évènement
✓ S’assure de la mise en place de la structure d’accueil et du matériel nécessaire à l’accueil Rendez-vous d’affaires de l’événement
✓ S’assure de la mise à disposition et du bon fonctionnement des moyens promis aux clients.
✓ Gère et contrôle le travail et les actions des différents prestataires et fournisseurs (hôtesses d’accueil, ressources internes.
✓ Gestion live de l’événement en ce qui concerne la bonne réalisation des plannings de rendez-vous

Activité 4 : Clôture de l’évènement
✓ Réalise le reporting budgétaire de l’évènement : transmet au Directeur Commercial Vimeet, l’état des dépenses et le comparatif budget réel/budget prévisionnel.
✓ Réalise une enquête de satisfaction auprès des utilisateurs.
✓ Évalue les prestations des fournisseurs notamment les résultats des plateformes d’appels.
✓ Participe au débriefing interne de l’évènement.