STAGE AGENT(E) D’ACCUEIL ET ADMINISTRATIF(VE) EN ALTERNANCE F/H

Date de mise à jour de l’offre

IMAGINE OPTIC :

Imagine Optic est une entreprise de haute technologie en plein essor dans le secteur de la photonique. Portée par sa créativité et ses innovations, notre entreprise a su développer son savoir-faire auprès de clients prestigieux du monde académique et industriel (NASA, Airbus, Apple, Thales…), dans des domaines aussi variés que le spatial, les lasers, la microscopie ou encore le contrôle de procédé. Notre savoir-faire et notre organisation nous ont permis d’obtenir le label « Excellence » par la BPI, avec laquelle nous collaborons dans une démarche d’amélioration continue. Située au cœur d’Orsay, à 2 minutes à pied de la gare du RER B « Le Guichet », Imagine Optic offre un environnement de travail dynamique, motivant et respectueux dans lequel les collaborateurs s’épanouissent en développant leurs compétences et leur sens des responsabilités. Le plaisir et l’envie sont les moteurs de l’entreprise, qui place la responsabilité sociétale et le développement durable au cœur de sa démarche.

Description de la mission

Au sein d’une équipe administrative de 5 personnes, vous travaillerez en étroite collaboration avec notre agente d’accueil, et accompagnerez la Directrice Financière et le Directeur des Ressources Humaines dans certaines missions.

Cette alternance vous permettra donc d’obtenir une vision transverse de la vie d’une entreprise et de son fonctionnement. Elle s’articulera ainsi autour de trois axes :

• Au quotidien : la tenue de l’accueil en lien avec notre agente d’accueil :
- gestion du standard téléphonique (réception, filtrage et transfert des appels téléphoniques, en français mais aussi en anglais),
- accueil des visiteurs (majoritairement dans le cadre de livraisons et d’expéditions),
- réception et distribution du courrier entrant, affranchissement et envoi du courrier sortant,
- services généraux (approvisionnement des bureaux en gel hydroalcoolique et produit nettoyant, tenue du stock de masques…)

• Avec la Directrice Administrative et Financière (DAF) : assistanat administratif dans le cadre de la gestion du Crédit impôt recherche :
- mise en place d’une méthodologie pour accompagner les chefs de projets dans leur remontée d’informations
- suivi d’indicateurs et incrémentation de tableaux
- relevés de dépenses

• Avec le Directeur des Ressources Humaines (DRH) : accompagnement dans la refonte des fiches de fonction :
- redéfinition du rôle et du modèle de fiche de fonction
- entretiens avec des salariés et managers
- rédaction des fiches de fonction

L’articulation entre ces 3 axes sera décidée conjointement entre les parties prenantes et en tenant compte de votre calendrier.

Profil recherché

Cette alternance s’adresse à un ou une étudiant(e) d’un niveau BTS/DUT ou licence professionnelle, dans le domaine de la gestion administrative des entreprises ou de l’assistanat. Vos atouts seront votre capacité de communication, votre rigueur et votre capacité à mener plusieurs tâches en parallèle.

Notre entreprise étant internationale, votre capacité à répondre au téléphone en anglais sera également un avantage important.

Niveau de qualification requis

Bac
  • Employeur
    IMAGINE OPTIC
  • Secteur d’activité de la structure
    Emploi - Economie - Innovation - Numérique
  • Effectif de la structure
    De 21 à 50 salariés
  • Site internet de la structure
    https://www.imagine-optic.com
  • Type de stage ou contrat
    Contrat d'apprentissage
  • Date prévisionnelle de démarrage
  • Durée du stage ou contrat
    Supérieur à 6 mois
  • Le stage est-il rémunéré ?
    Oui
  • Niveau de qualification requis

    Bac
  • Lieu du stage
    18 Rue Charles de Gaulle
    91400 ORSAY
  • Accès et transports
    RER B - Le Guichet / Bus lignes 8 et 9 - Racine